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Monday, August 26, 2019
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Transaction Management

LOOKING FOR MORE WAYS TO GO 'GREEN', SAVE TIME & MONEY, AND IMPROVE THE OVERALL BUYING OR SELLING EXPERIENCE OF YOUR CUSTOMERS?

If you're ready to adopt 'Green' practices for your business, save time and money by eliminating the cost of paper, ink, storage, and even insurance premiums, and provide your clients with an improved experience through 'paperless transactions', Realcomp offers Transaction Management through TransactionDesk by Instanet.

You may have already used the free Instanet Forms that are available to all MLS subscribers through TransactionDesk (integrated with Realcomp Online). If this is the case, great! The online forms module is the perfect place for you to get your 'feet wet' with paperless technology -- and our recommended first step for going 'Green'.

Transaction Management is the 2nd step, and offers these additional features: activity plans, calendar/appointments, service providers/ordering, task templates, task & appointment reminders, and  communication with clients/participants through a secure login.

Transaction Management takes 'going paperless' to the next level!

Compare the features of Instanet Forms and Transaction Management and decide which offering is right for you! Instanet Forms or Transaction Management - Find out which offering is right for you:

 

 Features Instanet Forms - Included in MLS Subscription
Transaction Management - Included in $18.00 per Quarter Service

Amortization Calculator

 

Yes Yes
► Attaching Documents to Listings

  Yes   Yes
► AuthentiSign – Online E‐Signings (*no additional
charge) - USPS Electronic Postmarks (USPS EPM)

  Yes   Yes
► Branding
 
  Yes   Yes
► Contacts (Add new or import from Microsoft Outlook)

  Yes   Yes
► DocBox Print Driver

  Yes   Yes

► DocBox2Go

 

  Yes   Yes

► Emailing (Documents & Forms)

 

  Yes   Yes
► Faxing/Fax Log (Send & Receive Unlimited Faxes)

  Yes   Yes

► Individual Forms

 

  Yes   Yes
► Online Document Storage (Unlimited Storage)

  Yes   Yes
► Online Help Info & Previously Recorded Webinars

  Yes   Yes
► Personal/System Clauses

  Yes   Yes
► Quick‐Start Groups

  Yes   Yes
► Reports (Broker & Super User Accounts)

  Yes   Yes
► Super User Accounts (Office Administrative)

  Yes   Yes
► Transactions - Archiving, Call Logs, Sharing
with Co‐Workers, Transaction & Form History

  Yes   Yes

► Vanity Fax Numbers (*additional charge)

  Yes   Yes
► Wizards (built into application)

  Yes   Yes
► Activity Plans

 No  Yes

► Calendar/Appointments

 No   Yes
► Service Providers - Service Ordering

 No   Yes

► Tasks - Task Templates, Task & Appointment Reminders

 No   Yes
► Transaction Clients/Participants with Secure Login

 No   Yes

Transaction Desk™ ‐ Transaction Desk™ is the name of the online system used for both Instanet Forms and
Transaction Management.  All Realcomp subscribers have access to Instanet Forms through Transaction Desk,
and those who choose to upgrade to a Transaction Management account have additional features.
 
Amortization Calculator—The basic mortgage calculator includes an amortization schedule, similar to the one
in the MLS system.
 
Archiving—This feature enables users to package the forms that are attached to a transaction into a PDF
format, so the final document can be saved and/or e‐mailed. Transactions are automatically archived when
deleted and a downloadable PDF will be emailed to the email address on file with Instanet Forms.

Attaching Documents to Listings—This feature enables users to attach transaction documents to their listings
to make them available to other MLS Subscribers of the MLS.

AuthentiSign™—This feature enables multiple parties to participate and sign documents on‐line. AuthentiSign
is the only digital signature solution for real estate that includes seven years of document protection via the US
Postal Service Electronic Postmark (USPS EPM) service, and has been designed exclusively for real estate. 
USPS EPM service is web‐based security service that dates and timestamps electronic documents and files,
provides tamper detection, and enables on‐line verification of content authenticity.

Branding—This feature enables users to brand their emails, faxes, and participant log in pages with their photo
or office logo.
 
Calendar/Appointments—This feature enables users to add appointments to a calendar and view the calendar
in a daily, weekly, and monthly formats. The calendar can then be added to the user’s home page and shared
with co‐workers. 
 
Call Logs—This feature enables users to log phone calls within a transaction to keep an accurate
history with information such as name, date, time, along with any additional notes about the call.
 
Contacts—This feature enables users to store contact information for transaction participants, as well as other
personal contacts, in the application. Contacts can be imported/exported with Microsoft Outlook.
 
DocBox Print Driver—This feature enables users to fax, email and/or upload files by virtually 'printing' them
from any Windows application by clicking on “File”, “Print” and selecting the “DocBox Printer” option.
 
DocBox2Go—This feature provides a document management mobile application for agents and brokers. With
DocBox2Go real estate professionals can access all of their listings, sale and lease files from anywhere. Users
can view their transactions, DocBox inbox and DocBox folders with any smart phone or other cell‐phone that
can access the internet.

Emailing – Many items can be emailed from the application, including forms. These e‐mails are sent and
tracked through the application.
                              
Faxing/Fax Log—This feature enables users to send and receive unlimited faxes. The user can fax directly from
the Instanet Fax print driver. Simply load your favorite program, select the Instanet Fax print driver and seamlessly send any document to virtually any fax machine or email address. View the faxes that you’ve sent and received via the Fax Log. The fax log tracks incoming and outgoing faxes with time and date stamps and it
also displays receipt status.
 
Individual Forms—This feature includes over 150 available forms, including: Realcomp forms, Realcomp
Shareholder Board & Association forms, Michigan Association of REALTORS® forms, Ann Arbor Board of
REALTORS forms, and the forms of the office (if the Broker has chosen to include his/her forms in the
application – conversion fees for the forms apply).
 
Online Document Storage (Unlimited) —This feature enables every user to upload and store an UNLIMITED
number of documents in the application.
 
Online Help Information and Previously Recorded Webinars – Online help information is readily available
throughout the application. Previously recorded webinars are also available for on‐demand viewing by MLS
Subscribers through Instanet's YouTube channel.
 
Personal/System Clauses—This feature enables users to easily insert custom clauses into their forms by adding
them to a database and inserting them as needed. Personal clauses are those created by the user or Office/Broker. System clauses are added by Realcomp. An example of a clause that might appear on a form is
“Listing agent to present all offers”.
 
Quick‐Start Groups—This feature enables users to “package” commonly used forms together, so they can be
inserted into a transaction as a group (rather than individually) which saves the user time and effort.
 
Reports—This feature enables Brokers and Super Users to run reports on the Transaction Desk™ activities of
the agents in their office.

Service Orders—This feature enables users to request quotes or send service orders to saved service providers
via fax or email.
 
Service Providers —This feature enables users to store commonly used service provider (mortgage companies,
title companies, contractors, inspectors, appraisers, etc.) contact information in a separate contact database
that can be used for sending service orders via fax, or email.
 
Sharing with Co‐Workers—This feature enables users to share their transactions with one or more co‐workers
within their office. This feature is particularly beneficial to those who work in pairs or teams. Agents can also
share their transactions with office staff so staff can manage or add information to the transactions.  Sharing
can be on a read, write, or read & write basis, per transaction. 
 
Super User (Office Management) Accounts—This feature enables users with super user privileges to access
the transactions of any agent in the office. They can also login to the application as any agent in the office and
run reports on their Transaction Desk™ activities.
 
Transaction & Form History—All steps, changes, modifications, etc. are stored in transactions and forms.
 
Transactions—Transactions are the files that users create in which to store all of their transactional data. 
 
Tasks—Tasks allow a user to store “to‐do” items that relate to the transaction. Tasks can be assigned to
anyone who participates in the transaction. Tasks can be exported to Microsoft Outlook.
 
Task & Appointment Reminders— Tasks and appointments include reminders that can be emailed and/or cell
phone texted to the user (assigned participants only receive emailed reminders, not text messages).
 
Task Templates & Activity Plans—These features allow users to create common tasks and insert them into
transactions where necessary. Activity plans are groups of task templates that can be inserted into
transactions to create a workflow for the transaction. Brokers/Super Users can create activity plans for the
entire office to use.  There are pre‐set activity plans that can be used as a guideline, or users can create their
own.
 
Transaction Clients/Participants with Secure Login—This feature enables users to invite any contact into a
transaction as a “participant”. This gives the contact access to any user‐determined portion of the transaction
where they can read, write, or read and write, as well as upload additional documents.  They are emailed an
invitation with a secure username and password (and/or PIN) that they can then use to access a mini‐version of
Transaction Desk™ to view transaction details and updates.
 
Vanity Fax Numbers— A vanity fax number is a personal local or toll free number a user can purchase directly
from Instanet Solutions and put right on a business card and other marketing materials (i.e. website). The
vanity fax number provides a similar service to eFax or other Internet faxing services with three distinct
advantages; it costs less than competing services, it integrates with DocBox and Transaction Desk, and it
always has unlimited faxing in and out‐no overage fees.
 
Wizards (built into application)—This feature provides you with step‐by‐step instructions by asking you a
series of questions or presenting options for accomplishing tasks within the software.
 

To learn more about Transaction Management and how it can help you 'go more Green', call Realcomp's Customer Care Support Department at (866) 553-3430 and talk with one of our representative.

 

Last modified:  Friday, October 04, 2013